HUISHOUDELIJK REGLEMENT AQUARIUSGROEP

VOORWOORD

Scoutinggroep AQUARIUS ("waterman") is opgericht op 1 september 1981 te Dirkshorn.

Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling op en in principe ondergeschikt aan het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland van 2018. Voor alle onderdelen van dit laatste huishoudelijk reglement, die niet direct van toepassing zijn op de groep, wordt verwezen naar het volledig huishoudelijk reglement van Scouting Nederland.

Op een aantal punten is een aanvulling of een aanpassing gepleegd op het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland.

In dit reglement zijn in het algemeen, ter wille van de leesbaarheid, personen aangeduid in de mannelijke vorm. Het spreekt vanzelf dat hiervoor ook de vrouwelijke vorm kan worden gelezen.

HOOFDSTUK 1 DE GROEP

De groepsvereniging Aquarius is een vereniging, hierna te noemen “de groep” of “de Aquariusgroep”. Van de vereniging is een verenigingsakte opgemaakt op 29 maart 2010 ten overstaan van notaris Veldhuizen Beens Van de Castel te Amersfoort.
De financiële en materiële belangen van de scoutinggroep Aquarius worden behartigd door de "Stichting ter behartiging van de belangen van de Aquariusgroep", hierna te noemen “de stichting”. Van de stichting is een door Scouting Nederland herziene stichtingsakte opgemaakt op 29 maart 2010 ten overstaan van notaris Veldhuizen Beens Van de Castel te Amersfoort.
De Aquariusgroep is een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid.
De Aquariusgroep is tevens een groep van Scouting Nederland en onderdeel van de regio Noord-Holland Noord. Daarnaast neemt de waterwerkgroep Aquariusgroep deel aan de Admiraliteit 23 “Haaks Gronden”.
De groep als geheel zorgt voor de noodzakelijke middelen, zoals huisvesting, spelmaterialen, steun en motivatie, organisatie, externe contacten, financiën en groepsbegeleiding.
Op 1 september 2024 bestaat de Aquariusgroep uit de navolgende speltakken:

welpen (dolfijnen): meisjes en jongens van ± 7 tot 11 jaar,
scouts (zeeverkenners): meisjes en jongens van ± 11 tot 15 jaar,
explorers (wilde vaart): meisjes en jongens van ± 15 tot 18 jaar,
plusscouts (stam): volwassenen vanaf 18 jaar.

HOOFDSTUK 2 DE TEAMS VAN LEIDINGGEVENDEN EN BEGELEIDERS

2.1 Teams

Elke speleenheid, met uitzondering van de speleenheid van de explorers en plusscouts, wordt begeleid door een team van leidinggevenden.
Aan een speleenheid van de explorers kunnen een adviseur en maximaal twee coaches verbonden zijn. Waar in dit reglement gesproken wordt over een leidinggevende, zijn die bepalingen van overeenkomstige toepassing op de adviseur.
De plusscouts hebben geen echte begeleiding. Zij regelen hun zaken gezamenlijk.
Een team van leidinggevenden bestaat uit één teamleider en de overige leidinggevenden bij de speleenheid. De teamleider vervult een coördinerende functie binnen het team, vertegenwoordigt het team naar buiten en is samen met de groepsbegeleider verantwoordelijk voor het goed functioneren van het leidingteam.
Het team van leidinggevenden bij een gemengde speleenheid is gemengd. Binnen een niet-gemengde speleenheid dient in het team van leidinggevenden ten minste een meerderheid van dezelfde sekse aanwezig te zijn als de sekse van de jeugdleden.
Het team bestaat, ongeacht de verhoudingen, uit minimaal twee leidinggevenden, waarvan minstens één gekwalificeerd volgens de normen van Scouting Nederland.
Indien door omstandigheden en bij uitzondering het minimum aantal kaderleden niet kan worden gehaald, kan de betreffende bijeenkomst alleen doorgaan bij aanwezigheid van één leidinggevende en ten minste één volwassene.
Leeftijden leidinggevenden en begeleiders, dit zijn de officiële Scouting Nederland regels:

Voor leidinggevenden bij bevers:
vanaf de leeftijd van 17 jaar;
voor teamleiding: vanaf de leeftijd van 18 jaar.
Voor leidinggevenden bij welpen:
vanaf de leeftijd van 17 jaar;
voor teamleiding: vanaf de leeftijd van 18 jaar.
Voor leidinggevenden bij scouts:
vanaf de leeftijd van 18 jaar;
voor teamleiding: vanaf de leeftijd van 21 jaar.
Voor begeleiders explorers:
vanaf de leeftijd van 20 jaar;
voor teamleiding: vanaf de leeftijd van 21 jaar.
Voor adviseurs en coaches roverscouts:
voor adviseurs vanaf de leeftijd van 21 jaar.
voor coaches vanaf de leeftijd van 21 jaar, tot maximaal 23 jaar.
Ten aanzien van de maximum leeftijd van leidinggevenden geldt een aanbeveling van 45 jaar.

2.2 Verantwoordelijkheden en taken

Het onder verantwoordelijkheid van het groepsbestuur functionerende team van leidinggevenden draagt in het bijzonder zorg voor:

De uitvoering van het Scoutingspel in de betreffende speleenheid volgens de landelijk opgestelde richtlijnen;
Het onderhouden van contacten met de organisatoren en trainers voor de betreffende leeftijdsgroep in de regio;
Het voldoen aan de landelijk gestelde kwaliteits-/kwalificatienormen voor teams van leidinggevenden. Deze kwaliteitsnormen zijn uitgewerkt in de teamprofielen.
Een regelmatig overleg over het wekelijkse programma en de opzet van kampen en deelname aan evenementen;
Het stafteam regelt zijn eigen vergaderingen.
Het voorbereiden en programmeren van de bijeenkomsten van de betreffende speleenheid
PR/publicaties kunnen door de leiding worden verzorgd. Ook bestuursleden houden zich hiermee bezig. Een en ander geschiedt in onderling overleg.
Financiële administratie van de betreffende speleenheid,
Het onderhouden van contacten met de ouders van de juniorleden,
Het onderhouden van contacten met de regionale speladviseurs,
Het deelnemen aan trainingen en activiteiten in het regio
Het op peil houden van de benodigde speltechnische deskundigheid binnen het stafteam,
De voordracht voor de benoeming van leid(st)ers van het team.
Na het toetreden tot het stafteam zal iedere leider zo spoedig mogelijk een voor hun functie noodzakelijke deskundigheidsontwikkeling gaan volgen.
Binnen het team dient altijd minstens één staflid in het bezit te zijn van een kampeer/bivakerkenning voor de leeftijdsgroep van de betreffende speltak.
Binnen het team dient altijd minstens één staflid (liever meer) te beschikken over de basis EHBO-vaardigheden.
Een leider verplicht zich bij zijn toetreden tot het team om bij elke bijeenkomst van het betreffende onderdeel deel te nemen aan het (bege-)leiden van het op de programmabespreking afgesproken programma.
Een leider verplicht zich bij zijn toetreden, die onderdelen van een programma, die hij bij de programmabespreking op zich heeft genomen, deugdelijk voor te bereiden.
Een leider verplicht zich, zoveel als in zijn vermogen ligt, deel te nemen aan de groepsraadsvergaderingen, het regio- en admiraliteitsoverleg en door regio of admiraliteit te organiseren spel- en/of trainingsbijeenkomsten.
Stafleden van een team kunnen in principe niet ingezet worden als staflid voor een ander team. In bepaalde gevallen kan de groepsraad anders beslissen.
Indien stafleden een functie willen aanvaarden binnen scouting, maar buiten de groep, dient hierover tevoren overleg plaats te vinden met de groepsraad. Dit, om te voorkomen dat het goed functioneren van de groep/het eigen onderdeel in gevaar komt.

2.3 Teamleider

In geval van ziekte of verhindering van een lid van het team, zal deze zo spoedig mogelijk de teamleider op de hoogte brengen van zijn afwezigheid.
Bij ernstige ziekte, ongeval of ziekenhuisopname zal de teamleider het groepsbestuur inlichten
In geval van ziekte of verhindering van de teamleider, zal deze het lid van het team, die als zijn vervanger kan optreden, zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van zijn afwezigheid.
Bij ernstige ziekte, ongeval of ziekenhuisopname van de teamleider, zal bovenbedoeld lid van het stafteam ook het groepsbestuur inlichten.
De teamleider zal binnen een kalendermaand na het toetreden van nieuwe leden tot het stafteam, de groepssecretaris en de groepsbegeleider hiervan op de hoogte stellen.
De teamleider verplicht zich na toetreding van een nieuw juniorlid kennis te maken met diens ouders of verzorgers door een "ouderbezoek". Voor het uitvoeren van een ouderbezoek is een handige beschrijving bij het groepsbestuur beschikbaar.
Indien met dit bezoek besloten wordt het juniorlid te installeren, dient de teamleider zo spoedig mogelijk de groepssecretaris, de penningmeester van het stichtingsbestuur en de insignekasbeheerder hiervan op de hoogte te stellen. De contributiebetaling gaat als regel de 5e week in.
De teamleider is verantwoordelijk voor het bijhouden van een presentielijst. Aan de hand van deze lijst dient actie te worden ondernomen door de teamleider, of een door hem aan te wijzen staflid, indien een juniorlid langer dan twee weken om onbekende redenen niet aanwezig is geweest. Wijzigingen in het ledenbestand dienen binnen drie weken aan de groepssecretaris en de penningmeester van de stichting te worden gemeld.

HOOFDSTUK 3 JUNIORLEDEN

3.1 Algemeen

Juniorleden zijn alle meisjes en jongens, die het spel van verkennen spelen in één van de speltakken van de groep, uitgezonderd de leden van de leidingteams, het groepsbestuur en de leden van het stichtingsbestuur.

3.2 Bepalingen

Juniorlid kan elk meisje of jongen worden die de volgende leeftijd heeft bereikt:

Welpen (dolfijnen): vanaf ± 7 tot 11 jaar,
Scouts (zeeverkenners): het kalenderjaar waarin het juniorlid 11 jaar wordt tot 15 jaar,
Explorers (wilde vaart): het kalenderjaar waarin het juniorlid 15 jaar wordt tot 18 jaar,
Plusscouts (stam): het kalenderjaar waarin het juniorlid 18 jaar wordt.

Alle juniorleden zijn contributie verschuldigd aan de groep. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks door de groepsraad, in overleg met het stichtingsbestuur, vastgesteld.
De contributie dient jaarlijks, bij vooruitbetaling, aan de penningmeester van de stichting te worden voldaan. De eerste contributie-factuur wordt medio september verzonden door de penningmeester van de stichting.
We zijn nog aan het experimenteren wat de handigste betaalwijze is voor contributie, insignes, kleine en grote kampen.
In principe wordt er vanuit gegaan dat nieuwe juniorleden, indien zij vier achtereenvolgende weken de opkomst hebben bezocht, de daaropvolgende week van de speltakstaf een inschrijfformulier ontvangen. Dit geldt met name als het ouderbezoek, om wat voor reden dan ook, nog op zich laat wachten. De contributiebetaling gaat dan ook als regel de 5e week in.
Indien de ouders / verzorgers dit wensen kan het contributiebedrag in 4 delen (per kwartaal) of in 12 delen (per maand) worden betaald. Hiertoe dient een apart verzoek (schriftelijk of mondeling) bij de penningmeester te worden ingediend. Het totaalbedrag per lopend jaar blijft gelijk.
Indien meer dan 1 kind uit hetzelfde huishouden lid zijn van de Aquariusgroep, kan voor het tweede en daaropvolgende kind 10 % korting op het contributiebedrag worden toegepast. Hiertoe dient wel een apart verzoek (schriftelijk of mondeling) bij de penningmeester te worden ingediend. Tijdens het Ouderbezoek maakt de leiding dit aan de ouders / verzorgers kenbaar.
Opzeggen van het lidmaatschap van de Aquariusgroep dient te geschieden voor 1 oktober. Bij het verlaten van de groep kan GEEN aanspraak worden gemaakt op het resterende contributiebedrag. Heel veel kosten worden in de loop van het jaar gemaakt, teruggave wordt dan ondoenlijk. Na 1 oktober is de jaarlijkse contributie verschuldigd, tenzij de secretaris van het groepsbestuur en de penningmeester van de stichting anders beslissen.Bij het instappen (bij een nieuw lidmaatschap) gedurende het jaar kan de penningmeester van de stichting wel besluiten een korting toe te passen.

HOOFDSTUK 4 FINANCIEN

4.1 Cursuskosten

De cursuskosten voor het volgen van de basis-deskundigheidsontwikkeling, welke door de Regio worden georganiseerd voor de betreffende speltak, worden volledig door de stichting vergoed. Een en ander geschiedt in goed overleg met de Praktijkbegeleider. Hieraan zijn geen verdere bepalingen verbonden. De reiskosten komen voor eigen rekening.
Leidinggevenden die de korte EHBO-basiscursus van de Regio volgen krijgen deze ook volledig vergoed. De jaarlijkse herhalingen worden ook door de stichting vergoed. De reiskosten komen voor eigen rekening.
Voor deelname aan reguliere EHBO-cursussen en lidmaatschap bij een lokale vereniging kan in goed overleg door de stichting een vergoeding worden verleend.
De cursuskosten van andere, voor de groep belangrijke en/of noodzakelijke cursussen (zoals b.v. kamp-bivakerkenning, CWO, M3 of motordrijver) worden vergoed door de stichting. Met dien verstande dat een schriftelijke overeenkomst wordt opgesteld met daarin de bepaling dat degene die betreffende cursus op kosten van de stichting volgt minimaal drie jaar lid moet blijven van de Aquariusgroep. Hij stelt zijn kennis en kunde dienaangaande ter beschikking van de groep. Bij eerder vertrek zal een evenredig gedeelte van het vergoedde cursusgeld aan de penningmeester dienen te worden gerestitueerd. Het volgen van dergelijke cursussen op kosten van de stichting dient tevoren met het stichtingsbestuur te worden overlegd. Alleen nà verkregen toestemming van het stichtingsbestuur, zal de cursus worden vergoed. Ook in deze gevallen blijven de reiskosten voor eigen rekening.
Het staat vanzelfsprekend een ieder vrij scouting-cursussen voor eigen rekening te volgen.

4.2 Speltakkassen

De teamleider van elk speltakteam ontvangt van de penningmeester een bankpas. Deze pas geeft toegang tot de speltakkas van deze speltak. De bankpas staat op naam van de penningmeester.
Elke speltak heeft recht op € 2,- per juniorlid per kalendermaand, te besteden voor spelactiviteiten. Deze bedragen worden maandelijks automatisch door de penningmeester op de betreffende rekening gestort. Echter mag er maximaal € 100,- in de speltakkas aanwezig zijn. Jaarlijks in september wordt dit door de penningmeester gecontroleerd. Het is wel mogelijk grotere bedragen, voor toegang tot musea, schaatsbaan en dergelijke, ruim tevoren bij de penningmeester op te vragen.
Met de speltakkas worden uitsluitend eenvoudige benodigdheden voor opkomsten en toegangsgelden voor musea, schaatsbaan en dergelijke gefinancierd. Daarnaast wordt het boodschappengeld voor kampen in deze kas gestopt.
Het is niet toegestaan met dit geld dure gebruiksgoederen en gereedschappen aan te schaffen. Aanvragen hiervoor kunnen gewoon bij de stichting worden ingediend.
Het speltakteam stelt de penningmeester op de hoogte van wijzigingen in het ledenbestand. Zo wordt er zorg voor gedragen dat steeds het juiste bedrag wordt gestort.
Elke spelteam dient jaarlijks op 1 oktober een speltakbegroting in te dienen bij de penningmeester. Op deze begroting kan ook de aanschaf van duurzame goederen worden voorgesteld.

4.3 Kampfinanciën

Uiterlijk een maand voor de aanvang van het zomerkamp en uiterlijk een week voor aanvang van een ander kamp of evenement dient het spelteam een begroting betreffende dat kamp/evenement te overleggen aan de groepsraad en de penningmeester van de stichting. In gezamenlijk overleg is het mogelijk wijzigingen in de begroting aan te brengen. Bij problemen beslist de penningmeester van de stichting.
Ieder spelteam dient een financiële verantwoording aan de groepsraad en de penningmeester van de stichting te overleggen van alle door het team georganiseerde kampen, binnen 8 weken na het kamp.
Negatieve saldi na afloop van een kamp worden in principe aangezuiverd, door de penningmeester van de stichting, uit de groepskas. Echter met dien verstande dat tekorten hoger dan 10% van het totale kampgeld hoofdelijk worden omgeslagen over de stafleden die aan het kamp hebben deelgenomen en geen (volledig) kampgeld hebben betaald.
Positieve saldi tot 10% van het totale kampgeld vervallen aan de speltakkas. Bedragen daarboven vervallen aan de groepskas. Als de bedragen het totale saldo van de speltakkas boven de € 100,- brengen, gaat het bedrag hoger dan € 100,- alsnog naar de groepskas.
Opgaven voor de zomerkampen kunnen tot uiterlijk drie weken voor aanvang worden gedaan bij de penningmeester, tenzij in de uitnodiging anders wordt vermeld. Betaling voor het betreffende kamp wordt tot uiterlijk twee weken voor aanvang van het kamp per bank voldaan aan de penningmeester. Bij niet tijdige betaling wordt het jeugdlid uitgesloten van deelname aan het kamp. Betaling in termijnen of andere regelingen zijn mogelijk in overleg met de penningmeester.

4.4 Insigne-voorraad

De insigne-voorraad wordt beheerd door een staflid.
Insignes en andere attributen worden bij een installatie achteraf door de ouders/verzorgers betaald. Hiervoor stuurt de penningmeester/ledenadministratie de ouders/verzorgers een aparte factuur. De uniformblouse wordt door de ouders/verzorgers zelf besteld en betaald.
Insignes voor welpen, zeeverkenners en explorers worden achteraf door de ontvangers betaald aan het speltakteam. Deze dragen het ontvangen geld ogenblikkelijk over aan de penningmeester.
In principe worden er door de insigne-voorraad beheerder namens de groep geen andere grote aankopen gedaan bij de Scout-Shop.
De insigne-voorraad beheerder draagt er zorg voor dat de rekeningen van de Scout-Shop, binnen de daarvoor geldende termijn van 30 dagen, worden voldaan door de penningmeester. Indien de insigne-voorraad beheerder het bedrag voorschiet declareert hij dit achteraf bij de penningmeester.

HOOFDSTUK 3 DE GROEPSRAAD

5.1Algemeen

De algemene ledenvergadering van de Aquariusgroep wordt gevormd door de groepsraad.
De groepsraad is het overlegorgaan binnen de groep en draagt de verantwoordelijkheid voor de goede gang van zaken in de groep.
De groepsraad bestaat uit:

de leden van het groepsbestuur (bestuur van de vereniging);
alle leidinggevenden bij de speleenheden in de groepsvereniging;
de overige personen, die een functie in de groepsvereniging vervullen;
één afgevaardigde namens de leden van elke tot de groepsvereniging behorende leeftijdsgroep.

Bij de leeftijdsgroepen met minderjarige jeugdleden is de afgevaardigde een wettelijke vertegenwoordiger van een lid van de leeftijdsgroep. Dit is een officiële richtlijn van Scouting Nederland. Omdat diverse ouders zitting hebben in het groepsbestuur voldoen we in principe aan deze regel.
De groepsraad gaat er van uit dat haar aspirant-leden zo spoedig als mogelijk een voor hun functie noodzakelijke deskundigheidsontwikkeling volgen (zie paragraaf 6 huishoudelijk reglement Scouting Nederland 2018).
Alle leden van de groepsraad inclusief de afgevaardigden dienen ingeschreven te zijn bij Scouting Nederland.
De wettelijke vertegenwoordigers van de jeugdleden zijn niet contributieplichtig.
Het staat de groepsraad vrij adviseurs aan te trekken.

5.2 Verantwoordelijkheden en taken

De groepsraad is in ieder geval verantwoordelijk voor de volgende zaken:

Het coördineren van de activiteiten van de tot de groepsvereniging behorende speleenheden;
Het goedkeuren van het beleid in de groepsvereniging, binnen het door Scouting Nederland vastgestelde beleid, middels het vaststellen van een meerjarenplan, een jaarplan en een jaarlijkse begroting;
Het o.a. aan de hand van een jaarverslag en een financieel verslag, controleren van de uitvoering van het beleid en andere besluiten en afspraken welke door de groepsraad zijn vastgesteld.
De groepsraad is het recht voorbehouden personen die zich hebben aangemeld als nieuwe leiding, na samenspraak met de betrokkenen, te weigeren op grond van hun activiteiten elders binnen of buiten scouting die een goed functioneren als speltakleiding nadelig zouden kunnen beïnvloeden.

5.3 Besluiten

De groepsraad neemt in ieder geval besluiten over:

het beleid in de groepsvereniging;
de benoeming van de leden van het groepsbestuur;
de benoeming van een vertrouwenspersoon voor de groepsvereniging;
de benoeming van leidinggevenden in de groepsvereniging;
de benoeming van anderen die een functie bij de groepsvereniging vervullen;
de benoeming van een lid van de groepsraad (en zijn plaatsvervanger) tot vertegenwoordiger van de groepsvereniging in de regioraad.

5.4 Vergaderingen

De groepsraad vergadert ten minste eenmaal per zes weken. Uitgezonderd zijn de vakantieperioden. Minstens eenmaal per jaar wordt door het groepsbestuur een vergaderschema aan de leden van de groepsraad gezonden.
Het groepsbestuur dient bovendien een vergadering van de groepsraad uit te schrijven indien ten minste één tiende van de leden van de groepsraad hier om vraagt.
Het groepsbestuur stuurt ten minste één week voor de vergadering een agenda aan de leden van de groepsraad.
Bestuursleden van de stichting zijn welkom op vergaderingen van de groepsraad. Zij hebben spreekrecht.
Leden van het regiobestuur en het landelijk bestuur hebben toegang tot de groepsraad, mits zij hun bezoek tevoren aankondigen. Zij hebben spreekrecht.
Van de vergaderingen van de groepsraad wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt binnen vier weken na de vergadering toegezonden aan de leden van de groepsraad en aan eventuele andere aanwezigen.

5.5 Besluitvorming

Alle groepsraadsleden hebben één stem.
Alle groepsraadsleden, ook de aspirant-leden die nog niet aan de deskundigheidsontwikkeling hebben deelgenomen, hebben spreek- èn stemrecht.
Besluiten in de groepsraad worden genomen met een eenvoudige meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
Blanco stemmen tellen niet mee ter bepaling van de uitslag van de stemming.
De stemming over personen geschiedt schriftelijk.
Stemmen bij volmacht is niet toegestaan.

HOOFDSTUK 6 HET GROEPSBESTUUR

6.1 Algemeen

Het bestuur van de groepsvereniging wordt gevormd door het groepsbestuur.

Het groepsbestuur bestaat ten minste uit:

a. de groepsvoorzitter;

b. de groepssecretaris;

c. de groepspenningmeester;

d. de groepsbegeleider;

Daarnaast kunnen een of meer bestuursleden met een specifieke taak aansluiten.

Het groepsbestuur van de Aquariusgroep is gemengd: mannen en vrouwen.

6.2 Leeftijden bestuursleden, dit zijn de officiële Scouting Nederland regels.

1. Ten minste de helft van de leden van het groepsbestuur dient 21 jaar of ouder te zijn.

2. De minimum leeftijd van de voorzitter van het groepsbestuur is 21 jaar.

3. De minimum leeftijd van de overige bestuursleden is 18 jaar.

6.3 Benoeming van leden van het groepsbestuur

De leden van het groepsbestuur worden door de groepsraad benoemd voor een periode van drie jaar.
Herbenoeming is mogelijk. De maximale aaneengesloten zittingstermijn is negen jaar.
De groepsvoorzitter, de groepssecretaris, de groepspenningmeester en de groepsbegeleider worden in functie benoemd.
De functies van groepsvoorzitter en groepsbegeleider zijn onverenigbaar met de functie van leidinggevende bij een speleenheid.

6.4 Aftreden van leden van het groepsbestuur

Het groepsbestuur stelt een rooster van aftreden op.
Elk jaar treedt een derde of daaromtrent van de leden van het groepsbestuur af volgens het rooster.
Indien een lid van het groepsbestuur aftreedt voor het einde van de termijn waarvoor hij was benoemd, wordt door een tussentijdse benoeming in zijn vervanging voorzien.
Degene die tussentijds wordt benoemd, neemt op het rooster van aftreden de plaats van de voorganger in.

6.5 Verantwoordelijkheden en taken

Het groepsbestuur draagt in het bijzonder zorg voor:

Het voorbereiden en uitvoeren van het beleid van de groep;
Het voorbereiden en bijeenroepen van de groepsraad;
Het voorbereiden van een meerjarenplan, een jaarplan en een jaarlijkse begroting;
Het uitbrengen van een jaarverslag over de gang van zaken in de groepsvereniging;
Het voorbereiden van een financieel jaarverslag;
Het verschaffen van alle informatie die de groepsraad nodig heeft om het beleid vast te stellen en te controleren;
Het bewaken van het kwalificatieniveau van de speleenheden en kaderleden;
Het zorgdragen voor een doeltreffende werving van kaderleden;
De representatie van de groep;
Het stimuleren tot deelname aan groeps-, regio- en landelijke activiteiten;
Het (doen) bijhouden van een groepsadministratie en eventueel een groepsarchief,
Het bekend maken aan de leden en de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de jeugdleden van de naam en het adres van de vertrouwenspersoon;
Het verkrijgen van materiële bezittingen van de groepsvereniging;
Het beheren van de geldmiddelen van de groepsvereniging in de persoon van de groepspenningmeester.
Het groepsbestuur zal, buiten de in de groepsraad genomen besluiten, tevens alle voorkomende zaken afhandelen. Het groepsbestuur zal direct beslissingen nemen in die gevallen waarin de groepsraad door tijdgebrek niet kan worden gekend of in routinegevallen niet behoeft te worden gekend. Het groepsbestuur zal over al deze zaken in de eerstvolgende groepsraadsvergadering verantwoording afleggen.
Het groepsbestuur is het recht voorbehouden personen voor een periode op "non-actief" te plaatsen, de toegang tot de groep te ontzeggen of als lid te weigeren indien zij, naar het unanieme oordeel van het groepsbestuur, tijdens scouting-bijeenkomsten of elders aantoonbaar een gedrag vertoond hebben dat absoluut niet aan de geldende normen binnen de groep voldoet.
Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal het groepsbestuur deze (zware) beslissing tot uitsluiting onmiddellijk schriftelijk melden bij de besturen van de Regio Noord-Holland-Noord en Scouting Nederland. Betrokkene kan beroep indienen tegen deze beslissing bij de Landelijke Geschillencommissie van Scouting Nederland.
Zie voor de nauwkeurige uitwerking het Huishoudelijk Reglement van Scouting Nederland, artikel 103.

6.6 De praktijkbegeleider

De praktijkbegeleider ondersteunt individuele leidinggevenden en het leidingteam bij het verwerven van persoonlijke en teamkwalificaties en gebruikt daarvoor de binnen deze deskundigheid ontwikkelde instrumenten.
De praktijkbegeleider wordt in functie benoemd door de groepsraad en voldoet aan het voor hem/haar geldende functie-/kwalificatieprofiel.
Wanneer binnen de groep geen praktijkbegeleider is benoemd kan (al dan niet tijdelijk) in deze taak worden voorzien door het voor meerdere groepen aantrekken en aanstellen van een praktijkbegeleider.

6.7 Groepsbegeleider

De groepsbegeleider begeleidt de leidinggevenden in hun functioneren in de ruimste zin van het woord.
De groepsbegeleider wordt in functie benoemd door de groepsraad en voldoet aan het voor hem/haar geldende functie-/kwalificatieprofiel.
De groepsbegeleider draagt in het bijzonder zorg voor:

een juiste aansluiting met betrekking tot de vraag naar en het aanbod van vrijwilligers in de groep;
een juiste opvang en begeleiding van nieuwe leidinggevenden;
het begeleiden van de teamleiders en hun teams van leidinggevenden van de speleenheden in de groep.

6.8Vertrouwenspersoon

De scoutinggroep Aquarius beschikt over minimaal één vertrouwenspersoon.
De vertrouwenspersoon is een volledig onafhankelijk persoon. De vertrouwenspersoon bekleedt bij scoutinggroep Aquarius verder geen functie en heeft er geen andere verantwoordelijkheid.
Een vertrouwenspersoon heeft als doel dat de hulpzoeker van grensoverschrijdend gedrag zich ondersteund weet in diens volgende stappen.
De vertrouwenspersoon kun je in vertrouwen nemen en neemt een onafhankelijke positie in. Daardoor is deze ook benaderbaar als iemand geen gehoor vindt bij bestuur of leidinggevenden of zich daar onveilig voelt.

Hoofdstuk 7 Stichting tot behartiging van de belangen van de scoutinggroep Aquarius

7.1 Algemeen
De financiële en materiële belangen van de scoutinggroep Aquarius worden behartigd door de "Stichting tot behartiging van de belangen van de Aquariusgroep", waarvan wijzigingsakte is opgemaakt op 29 maart 2010.
De stichting is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Alkmaar onder nummer: 37112193. De stichting is een beheerstichting.

7.2 Samenstelling van het bestuur

Het bestuur wordt gevormd door het stichtingsbestuur.
In de stichting zijn in elk geval vertegenwoordigd:
- voorzitter;
- secretaris;
- penningmeester;
- alle leden van het groepsbestuur,
- eventueel externe deskundigen.
Het bestuur van de stichting heeft maximaal 12 leden.
De leden van het stichtingsbestuur dienen lid te zijn van Scouting Nederland.
De meerderheid van het aantal leden in het bestuur bestaat uit leden uit de groepsraad van de groepsvereniging.
De leden vanuit de groepsraad verkozen komen gelijkelijk voort uit de samenstelling van de groepsraad, maar niet elke geleding behoeft in het stichtingsbestuur vertegenwoordigd te zijn.
Wordt het lidmaatschap van het lid van het bestuur in de groepsraad beëindigd, dan eindigt ook het bestuurslidmaatschap.

HOOFDSTUK 8 HET CLUBHUIS

8.1 Algemeen

Het clubhuis is eigendom van en wordt beheerd door de "Stichting ter behartiging van de belangen van de Scoutinggroep Aquarius”.
Voor het vaststellen en controleren van de gebruiksuren van het clubhuis, ligt er in de hal van het clubhuis een "logboek". Iedereen die het clubhuis als eerste betreedt (dat is dus degene die de deur van het slot doet!) schrijft direct de tijd van opening, zijn/haar naam en de reden van het bezoek in het logboek. Verder noteert men eventuele bijzonderheden die zijn geconstateerd (bijvoorbeeld: "licht nog aan in ....”). Bij het vertrek en afsluiten van de deur, het tijdstip van vertrek, naam en eventuele bijzonderheden invullen.
Het is dus heel goed mogelijk er door iemand anders wordt afgesloten, dan degene die heeft geopend.

8.2 Verhuur clubhuis

Ten aanzien van gedragsregels en gebruiksvoorwaarden gelden de door het stichtingsbestuur in overleg met de groepsraad vastgestelde "Verhuurvoorwaarden clubgebouw Aquariusgroep 2025".
Verhuur vindt standaard plaats aan de Aquariusgroep zelf en daarnaast aan medehuurders op niet-scoutinguren. Hiervoor zijn contracten opgesteld en huurbedragen afgesproken met de Stichting ter behartiging van de belangen van de Scoutinggroep Aquarius op jaarlijkse of meerjaarlijkse basis.
Incidentele verhuur van het clubhuis kan uitsluitend plaatsvinden via schriftelijke aanvraag bij het bestuur van de stichting. De beheerder van het clubhuis stelt ruim tevoren alle belanghebbenden en de groepsraad schriftelijk/via e-mail op de hoogte.
Het clubhuis kan extern verhuurd worden mits de verhuurperiode niet samenvalt met de bijeenkomsttijden of kampen op het clubhuis van één van de waterwerk-onderdelen. Ook is verhuur niet mogelijk tijdens tevoren geplande belangrijke werkzaamheden. Uitzonderingen uitsluitend na overleg met en toestemming van de teamleider/begeleider van de betreffende speltak of in voorkomende gevallen na overleg met en toestemming van de beheerder van de stichting.
De huurprijs is vastgesteld op € 10 per persoon per overnachting, inclusief de energiekosten. Deze huurprijs geldt zowel voor derden als voor leden tijdens kampen langer dan drie nachten. Leden zijn voor een enkele overnachting geen huurprijs verschuldigd. Voor weekend-kampen geldt voor leden het gereduceerde tarief van € 5,- per persoon per overnachting. Uitzonderingen (bijvoorbeeld bezoeken van andere scoutinggroepen) worden uitsluitend gemaakt na overleg met en toestemming van de beheerder van de stichting.
De huurprijs wordt vooraf berekend. Het huurbedrag (en de borgsom) dienen uiterlijk veertien dagen voor de eerste overnachting te worden voldaan aan de penningmeester van de stichting.
Derden dienen vooraf een borgsom van € 200,- te storten op de bankrekening van de stichting. Deze borgsom wordt in mindering gebracht op de huurprijs, indien alles “aan boord”, door de daarvoor door de stichting aangewezen beheerder, in orde is bevonden.
Indien tijdens de verhuur van het clubhuis wordt gevaren met varend materieel eigendom van de stichting, zal te allen tijde een door de stichting of Aquariusgroep aangesteld persoon/aangestelde bemanning aanwezig dienen te zijn. Er mag uitsluitend worden gevaren, onder de verantwoordelijkheid van een persoon die over de daarvoor geldige papieren beschikt.
Naast het normale huurtarief dient de huurder zo nodig voor de kost en inwoning van een door de stichting of de Aquariusgroep beschikbaar gesteld(e) persoon of bemanning zorg te dragen.

8.3 Gebruik clubhuis voor privé-doeleinden

Met betrekking tot het gebruik voor privé-doeleinden (feestelijke bijeenkomsten e.d.) gelden in de eerste plaats de gedragsregels van de Aquariusgroep en gebruiksvoorwaarden zoals genoemd in de ”Verhuurvoorwaarden clubgebouw Aquariusgroep 2025".
Het gebruik voor privé-doeleinden is uitsluitend toegestaan aan leidinggevenden en bestuursleden van de groep van 18 jaar en ouder.
De verhuurprijs is vastgesteld op € 50 per 24 uur (of gedeelte daarvan) voor de eerste 48 uur en € 25 voor elke 24 uur daaropvolgend.
Eventuele schade aan roerende en onroerende goederen wordt verhaald op de gebruiker.